Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sultra Bekali OPD Terkait Penyelenggaraan Arsip

  • Reporter: Israwati
  • Editor: Dul
  • 16 Apr 2023
  • 3060 Kali Dibaca

KENDARI, KERATONNEWS.CO.ID- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Tenggara (Sultra) telah melakukan sosialisasi terkait penyelenggaraan arsip kepada 29 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lingkup Pemprov Sultra pada 2023 ini. 

Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sultra, Stin Rompas mengatakan sosialisasi itu dilaksanakan pada Februari - Maret lalu Atas kolaborasi dengan Bidang Pembinaan Arsip.

Setelah dilakukan sosialisasi itu, maka pihaknya akan melakukan akuisisi atau penarikannya arsip terhadap OPD-OPD tersebut.

Rencananya pelaksanaan akuisisi, jika berada pada triwulan kedua maka akan dilaksanakan pada April atau Mei. Namun jika pada triwulan ketiga maka akan dilaksanakan diantara Juni, Juli, atau Agustus.

"Tujuan kita melakukan sosialisasi itu supaya ada hasil yang dicapai. Artinya ketika kita akan melakukan penarikan ada arsip yang kita bawa, maka dilakukanlah sosialisasi itu," ungkapnya,  Kamis (13/4/2023).

Kata dia, tahun ini pihaknya memang fokus untuk memberikan pemahaman kepada OPD-OPD terkait pengelolaan arsip sebelum melakukan akuisisi.

"Sebenarnya itu bidang pembinaan, saya tinggal turun mengambil arsipnya mengakuisisi. Tetapi tahun ini kita berikan dulu pemahaman kepada OPD-OPD," jelasnya.

Tahapan untuk melakukan akuisisi adalah melalui kegiatan penyusutan arsip. Penyusutan arsip sendiri merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara sebagai berikut :

Memindahkan arsip in aktif dari unit pengelola ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

Dan penyerahan arsip statis  dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Dikatakannya, akuisisi tersebut bisa terlaksana apabila OPD melakukan pengelolaan arsip.

Sebab yang diserahkan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, berupa daftar arsip.

"Sudah ada daftarnya, dan kemudian juga ada fisiknya. Misalnya tentang pembangunan Rumah Sakit Jantung, harus ada berkasnya. Jadi saat penyerahan arsip itu ada daftarnya ada fisiknya," jelasnya.

"Yang kami bawa adalah arsip yang memiliki nilai kesejarahan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA). JRA pedoman untuk melakukan pemusnahan arsip," tambahnya.

Ia mengaku, untuk tahun lalu, pihaknya hanya melakukan akuisisi pada beberapa OPD diantaranya Dinas Kehutanan, Badan Kepegawaian Daerah (BKD), dan lainnya.

Hal itu, dikarenakan masih banyak terdapat OPD yang belum faham dalam mengelola arsip miliknya.

Untuk itu, saat melakukan sosialisasi pihaknya menyampaikan bahwa untuk tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan bukan hanya menjadi tanggung jawab Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Melainkan menjadi tanggung jawab semua OPD lingkup Pemprov Sulawesi Tenggara.

Termasuk BUMD, organisasi masyarakat, dan  perseorangan. (Adv)