Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sultra, Stin Rompas. Foto : Isra, Keratonnews.co.id

KENDARI, KERATONNEWS.CO.ID- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Tenggara (Sultra) rencananya akan melakukan pemusnahan arsip pada 2023 ini.

Hal tersebut di sampaikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sultra, Stin Rompas, jika saat ini pihaknya sudah mulai membuat 3000 daftar arsip yang dilihat melalui  Jadwal Retensi Arsip (JRA).

JRA adalah adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

"Jadi kami liat di JRA, ini arsip musnah, atau permanen. Sehingga ada daftarnya kami pisah. Itu masih berjalan pembuatan daftar arsipnya  karena akan disatukan semua," ungkapnya saat ditemui diruang kerjanya, Kamis (13/4/2023).

Kata dia, dari 3000 an daftar arsip tersebut terdata sejak kurang lebih dua tahun terakhir. Dimana mulai dilakukan pembuatan daftar arsip pada 2021 

"Nah ini lah yang akan kita musnahkan. Mudah-mudahan habis lebaran ini kita akan lakukan pemusnahan arsip," bilangnya.

Ia menjelaskan, arsip yang sekurang-kurangnya dibawah 10 tahun dimusnahkan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) masing-masing. Sedangkan arsip yang sekurang-kurangnya 10 tahun dimusnahkan di Lembaga Kearsipan.

Pemusnahan arsip di setiap OPD cukup meminta persetujuan dari Gubernur Sultra. 

"Kalau arsip yang ada di Lembaga Kearsipan yang umurnya sudah atau sekurang-kurangnya 10 tahun dimusnahkan di Lembaga Kearsipan dan meminta persetujuan kepada Arsip Nasional RI," jelasnya.

"Dikirim kesana kemudian diverifikasi. Nah setelah ada persetujuan dari sana barulah kami melakukan pemusnahan arsip," sambungnya

Untuk melakukan pemusnahan arsip terdapat panitia penilai arsip yang diatur berdasarkan Undang-undang yang diketuai oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sultra, Kemudian anggotanya adalah OPD-OPD yang akan dimusnahkan arsipnya.

"Misalnya ada keuangan, berarti yang kita libatkan biro BKAD, dan begitu pun kesehatan secara otomatis menjadi anggota. Selanjutnya terdapat saksi dari inspektorat dengan biro hukum," terangnya.

Proses pemusnahan arsip itu tidak dilakukan dengan cara membakar atau menimbang. Melainkan dengan mencacah menggunakan alat khusus.

"Kalau dibakar ada pidananya. Saya juga belum tahu persis karena selama saya disini belum pernah melakukan pemusnahan, in sha Allah baru tahun ini," bebernya.

"Saya belum bisa pastikan waktunya mudah-mudahan teman-teman juga sehat-sehat. Mudah-mudahan tahun ini bisa kita laksanakan," tambahnya.

Perlu diketahui, Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sultra memiliki wilayah kerja dalam penyelenggaraan arsip pada kurang lebih 55 OPD lingkup pemerintah Sulawesi Tenggara. (Adv)